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5 consigli per migliorare il Time Management

08 Giugno 2022
5 consigli per migliorare il Time Management

Dare più valore al tempo. Questo il concetto che è alla base della nostra attività di Gestione delle Risorse Umane e che accompagna fin dall’inizio le nostre campagne indirizzate ai clienti. Siamo perfettamente consapevoli dell’importanza di un corretto Time Management nell’ottica da un lato di migliorare le performance e garantire il più alto livello possibile di produttività, e dall’altro di limitare al massimo lo spreco di una risorsa preziosissima, che potrebbe essere dedicata agli affetti, alle persone care o agli interessi personali al di fuori della sfera lavorativa.

Come succede spesso, organizzazione e allenamento sono due degli elementi fondamentali per aumentare le proprie capacità di gestione dei tempi lavorativi. Si è fuori strada se si crede che il time management non possa essere appreso e faccia invece parte della personalità di qualcuno: se è vero, infatti, che persone che spiccano per organizzazione, diligenza, puntualità e precisione hanno un’innata facilità in questo campo, è altrettanto vero come sia possibile, attraverso l’esercizio, trovare la soluzione di gestione del tempo più adatta alla specifica personalità di ognuno.

Si tratta di allenare le cosiddette soft skills, utilizzando le giuste tecniche, imparando a tenere presente alcuni punti fondamentali per far sì che la giornata lavorativa, a parità di lunghezza e di impegno profuso, si riveli la più produttiva possibile.

Come fare? Ecco 5 consigli da tenere a mente per migliorare il time management.

Pianifica

Tutto inizia da una buona pianificazione. In assenza di un piano giornaliero o settimanale delle attività da svolgere si procede come bendati, senza fissare alcuna priorità e lasciandosi trascinare dalla corrente degli eventi. Pur tenendo presente il fatto che difficilmente le cose andranno così come si erano immaginate, pianificare correttamente la propria giornata di lavoro permette di riservare ad ogni singolo momento la giusta energia e il giusto tempo.

Sapere quando fissare una riunione, quando rispondere alle email, con quali azioni iniziare la giornata lavorativa e fissare una lista di cose da fare sono tutti aspetti legati in qualche modo alla singola personalità e alle singole preferenze, ma che hanno in comune la possibilità di essere valutati con occhio critico e migliorati di volta in volta, nell’ottica di creare un piano su misura per le proprie esigenze. Il miglior consiglio? Iniziare con un piano semplice, adattarlo in base all’esperienza di cosa stia o meno funzionando e via via renderlo sempre più complesso e articolato.

Stabilisci le priorità

Le ore di una giornata sono le stesse per tutti quanti, come le usiamo fa certamente la differenza. Prendere buone decisioni su come investire il proprio tempo ha il suo ritorno, e saper gestire le priorità è di certo un elemento fondamentale del time management. Non tutto ha la stessa importanza, non tutto può aspettare per essere affrontato, non tutto può essere delegato.

In questo caso viene utile il concetto della Matrice di Eisenhower, anche conosciuta come Matrice di Covey, per separare ciò che è urgente da ciò che è superfluo e saper gestire le priorità. Secondo questo modello organizzativo, le attività possono essere divise in quattro quadranti considerandole a seconda della loro urgenza e importanza. Se quelle classificate urgenti e importanti vanno assolutamente messe nella lista delle cose da fare, bisogna imparare a delegare quelle urgenti ma non importanti, a calendarizzare quelle importanti ma non urgenti e a fuggire dalle cose non importanti e non urgenti.

Impara a dire di no

Se il tempo è la risorsa più importante, spenderlo in attività che non siano considerate come prioritarie significa impiegarlo male, sprecarlo. Saper dire di no a richieste che costringerebbero a fare troppe cose simultaneamente, a quelle che porterebbero via tempo prezioso alle attività inizialmente pianificate e insieme saper dire no a se stessi quando ci si culli in qualche fuori programma – vedi spendere tempo sui social network senza costrutto – sono parti integranti di un corretto time management.

Non tutti sono a loro agio nel dire no agli altri, in special modo quando ci sia un coinvolgimento emotivo o personale, ma come per molte altre capacità ciò può essere allenato. Iniziare, sempre con garbo come ovvio, a dire dei “piccoli no” e seguire un canovaccio per esprimere il rifiuto sono solo due delle possibilità per aiutarsi, almeno all’inizio.

Impara a delegare

Si dice no per proteggere il proprio tempo, si impara a delegare per usare al meglio il tempo degli altri. Ci vogliono talento ed esperienza per scegliere la giusta persona alla quale affidare il compito, e insieme ci vuole la capacità di saper fornire un feedback costante circa le modalità di svolgimento, ma saper delegare significa potersi concentrare sulle cose ritenute veramente prioritarie, senza far sì che passino i termini di scadenza per altre cose urgenti.

Saper delegare è intimamente connesso con la capacità di leadership, e senza dubbio curando le aspettative sulle prestazioni, la comunicazione con il delegato e la relazione con lo stesso si otterranno i risultati migliori.

Crea un sistema

Tutti gli aspetti elencati sopra devono contribuire a creare un sistema organizzativo personale, il più efficiente ed efficace possibile. Sono tantissimi gli strumenti a disposizione per aiutarsi a passare dai tentativi iniziali ad un sistema strutturato e funzionale, dall’uso del semplice calendario digitale fino a tutte le tecniche più sofisticate di time management: dalla definizione degli obiettivi SMART agli OKR, dalla Kanban Board al metodo SCRUM, dalla tecnica del Pomodoro al framework GTD.

Una combinazione consapevole e personalizzata delle tante possibilità offerte raggiungerà l’obiettivo di valorizzare il tempo. E seppure ci volesse del tempo, sarebbe del tempo ben impiegato.

 Image by rawpixel.com

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