Comunicare faccia a faccia attraverso colloqui individuali con i collaboratori è doppiamente efficace: per chi è investito della leadership rappresenta la maniera migliore per poter cogliere indicazioni importanti nell’interesse del benessere aziendale, per il personale, funge da stimolo per il coinvolgimento e la motivazione ad impegnarsi, e da antidoto al sentirsi trascurati e poco riconosciuti.

Nonostante ciò, non sono molte le organizzazioni che dedicano il giusto tempo alla pianificazione dei colloqui individuali, anche perché trovare spazio nell’agenda di un qualsiasi leader aziendale – come sanno bene molti dei nostri lettori – non è cosa facile.

Pur consapevoli del fatto che non esista una ricetta miracolosa adatta per tutte le occasioni, visto che le variabili sono molte e vanno dal numero dei collaboratori alle singole specificità di ogni luogo di lavoro, ecco alcuni consigli generali utili a tirare fuori il meglio dalla comunicazione uno con uno.

Stabilire (e rispettare) una cadenza

Al di là delle difficoltà organizzative, trascurare l’importanza dei colloqui individuali può avere effetti controproducenti per ciò che riguarda il rapporto manager-dipendente. Dai dati di una recente ricerca Humu condotta sull’argomento, si nota innanzitutto come ben un terzo dei dipendenti affronti con una certa ansia questo tipo di incontri, ma insieme come la regolarità degli stessi, proposti ad esempio a cadenza settimanale, contribuisca ad abbassare le tensioni in un caso su cinque. Dagli stessi dati della ricerca si evince come, rispetto ai dipendenti che non hanno incontri a cadenza regolare, aumenti nei collaboratori che li hanno la percezione di riuscire meglio nei propri compiti (+12%). Una cosa non da poco per ciò che riguarda l’attaccamento al lavoro.

Dimenticare un colloquio o arrivare in ritardo sono atteggiamenti che denotano uno scarso interesse da parte del leader, e che sicuramente produrranno effetti negativi sull’interlocutore. Qualora l’incontro dovesse per qualche motivo essere cancellato, è bene riprogrammarlo subito, e se proprio il tempo fosse striminzito, meglio ridurre la durata dell’incontro rimanendo focalizzati più possibile sull’argomento piuttosto che mandare tutto all’aria.

Nello stabilire la giusta cadenza, il leader deve tenere presente come incontri più frequenti siano solitamente necessari sia per i profili più giovani del team aziendale che per coloro che hanno meno esperienza. Nello stesso tempo, è importante che tutti i dipendenti abbiano mensilmente all’incirca lo stesso tempo dedicato a questo tipo di incontri. 

Stabilire il perimetro degli argomenti della discussione

Ansia, imbarazzo e paura sono tutti sentimenti che non è difficile incontrare in momenti di questo tipo, spesso a causa di un’aura di incertezza riguardo a quello che sta per succedere. Per superare tutto ciò e rendere quanto più efficace possibile l’incontro è bene stabilire con chiarezza gli obiettivi degli incontri individuali. Mettere in chiaro come lo scopo sia approfondire la conoscenza, sia personale che delle aspettative, fornire supporto o opportunità di coaching, dare e ricevere importante feedback su argomenti specifici, sono tutti ottimi modi per tirare fuori il meglio da una comunicazione uno con uno. Con ogni probabilità gli argomenti da affrontare saranno diversi con ogni collaboratore, visto che alcuni saranno più indirizzati verso la sfera personale mentre altri saranno più concentrati su carriera e coaching, per cui è buona norma che il leader si prenda il giusto tempo per comprendere queste che sono esigenze individuali.

Stabilire il luogo dell’incontro

Luogo reale o virtuale che sia, va scelto con cognizione di causa. Secondo una ricerca del professor Steven G. Rogelberg della University of North Carolina i dipendenti valutano gli incontri virtuali come leggermente meno desiderabili rispetto a quelli tenuti di persona, pur riconoscendo lo stesso valore finale agli incontri indipendentemente dalla forma. In linea generale, è bene scegliere un luogo privo di distrazioni, dove ci si possa sentire a proprio agio, sia esso l’ufficio del manager o la sala conferenze dell’azienda. Visto che il successo dell’incontro dipende dal fatto che entrambi gli interlocutori siano tranquilli e concentrati, è bene che siano entrambi coinvolti nella scelta. “Parliamone davanti a un caffè al bar qui sotto” può essere nello stesso tempo un’ottima soluzione per un certo tipo di dipendente come la peggiore delle opzioni per un altro. Non tenerlo in conto è un errore.

Stabilire il livello della conversazione (e saper ascoltare)

Un manager che durante un incontro uno con uno si perda nel controllo delle email o delle notifiche del telefono non sta sicuramente comunicando interesse nei confronti del suo interlocutore. Vedere questi incontri come una perdita di tempo non farà altro che farli diventare davvero una reale perdita di tempo. Per tirare fuori il meglio bisogna saperne comunicare l’importanza verbalmente e non, infondendo confidenza e energia. Una buona norma per il manager è quella di non eccedere nel parlare, lasciando il giusto spazio al collaboratore, il quale dovrebbe avere a disposizione almeno la metà del tempo dedicato all’incontro. La comunicazione individuale offre un’eccellente opportunità di fornire un feedback onesto e specifico sulle prospettive o sulle azioni del dipendente, per stimolare la collaborazione e rafforzare fiducia e impegno. A patto ovviamente che la fase di ascolto non sia trascurata.